Apua erityistilanteissa

Kun kaikki ei suju suunnitellusti ja joudut keskeyttämään tai perumaan vaihtosi, löydät sitä varten ohjeet tästä. Saat ohjeet täältä myös vaihtoajan pidentämiseen, opintosuunnitelman muutoksiin sekä muihin erityistilanteisiin ja haasteisiin liittyen. Muista, että voit aina ottaa yhteyttä liikkuvuuspalveluihin kaikissa vaihtoon liittyvissä kysymyksissä.

Muutokset alkuperäiseen opintosuunnitelmaan

Erasmus-vaihto-opiskelijat

Jos alkuperäiseen opintosuunnitelmaasi tulee muutoksia, täytä opintosuunnitelman muutoslomake (Changes to the original Learning Agreement). Tarkista oman tiedekuntasi hyväksilukuohjeista, että saat uudet kurssit hyväksiluettua toivomallasi tavalla. Lisää tietoa opintojen hyväksilukemisesta löydät täältä.

Muutoslomaketta ei tarvitse täyttää vielä siinä vaiheessa, kun teet hakemusta vaihtoyliopistoosi ja haluat siinä yhteydessä päivittää alkuperäistä alustavaa opintosuunnitelmaasi. Voit tällöin täyttää uudelleen tai päivittää vanhan opintosuunnitelmasi Mobility Online -tililläsi.

Muut vaihto-opiskelijat

Jos opintosuunnitelmasi muuttuu, emme vaadi sinulta varsinaista muutoslomaketta. Tarkista kuitenkin oman tiedekuntasi hyväksilukuohjeista, että saat uudet kurssit hyväksiluettua toivomallasi tavalla. Lisää tietoa opintojen hyväksilukemisesta löydät täältä.

Haasteet liittyen kursseihin tai opintojen suorittamiseen vaihdossa

Paras paikka alkaa selvittää mahdollisia vaihdon aikana ilmeneviä opiskeluun liittyviä ongelmia on joko vaihtoyliopiston laitos tai kansainvälinen yksikkö.

Jos tarvitset erityisjärjestelyjä esimerkiksi yksittäisen kurssin suorittamiseksi, sovi asioista kurssin opettajan kanssa. Varmista myös, että järjestely sopii yliopistolle ja että saat kyseisestä kurssista suoritusmerkinnän vaihdosta palattuasi.

Vaihdon peruuttaminen

Mikäli joudutkin jostain syystä peruuttamaan vaihto-opintojaksosi ennen sen alkamista, ole heti yhteydessä liikkuvuuspalveluihin sähköpostilla studentexchange@helsinki.fi.

Jos apurahasi on jo ehditty maksaa, joudut palauttamaan koko summan. Saat takaisinperintäpäätöksen ja ohjeet sähköpostilla.

Muista ilmoittaa vaihtosi peruuntumisesta myös vaihtoyliopistoosi, jos olet jo hakenut sinne. Jos olet jo tehnyt muuttoilmoituksen tai hakenut opintotukea ulkomaille, muista ilmoittaa vaihtosi peruuntumisesta myös Kelaan ja maistraattiin.

Huomioi, että tulevissa vaihtohauissa valinnassa voidaan laittaa huonommalle sijalle opiskelija, joka on aiemmin perunut vaihtojaksonsa ilman painavaa syytä.

Vaihtoajan pidentäminen

Opiskelija voi hakea vaihtojaksoonsa pidennystä ja uutta apurahapäätöstä. Pidennystä on pyydettävä liikkuvuuspalveluilta vähintään kuukautta ennen alkuperäisen vaihtojakson päättymistä. Samalla opiskelija toimittaa uuden opintosuunnitelman. Päätös vaihtojakson pidentämisestä tehdään sopimuskiintiön ja uudelle vaihtoajalle tehdyn opintosuunnitelman perusteella

Jos haluat pidentää vaihtoaikaasi, toimi näin:

Erasmus ja Nordplus-vaihdot

  • Ole ensin yhteydessä liikkuvuuspalveluihin ja kysy, onko pidennys sopimuksen puitteissa mahdollinen. Uusi, hyväksytty opintosuunnitelma (Learning Agreement) on edellytys vaihdon pidentämiselle.
  • Jos vastaus on myönteinen, varmista pidennyksen mahdollisuus myös vaihtoyliopistostasi.
  • Lopuksi palauta Notification of changes -lomake täytettynä liikkuvuuspalveluihin. Lomakkeen saat tulostettua Mobility Onlinesta. Lomakkeella ilmoitat muuttuneen vaihtoaikasi, joka voi vaikuttaa liikkuvuusapurahasi suuruuteen.

Muut vaihdot (esim. kahdenväliset vaihtosopimukset Euroopan ulkopuolelle)

  • Ota ensin yhteyttä liikkuvuuspalveluihin. Vaihtoajan pidentäminen on näissä vaihdoissa mahdollista vain, jos sopimuskiintiössä kyseessä olevalle vuodelle on tilaa ja vaihtoyliopisto hyväksyy pidennyksen (esimerkiksi: sovittu kahden opiskelijan lähettämisestä lukukaudeksi, vain yksi lähtijä = vaihtokiintiössä voi olla tilaa). Jos sovittu kiintiö on jo täynnä, vaihdon pidentäminen ei valitettavasti ole mahdollista.
  • Pidentämisen onnistuessa, tee uusi Learning Agreement pidentyneelle vaihtoajalle sekä täytä Notification of changes -lomake Mobility Onlinessa ja palauta se liikkuvuuspalveluihin.

Apurahat, kun vaihtoaika pidentyy

Apurahat myönnetään aina vaihtosopimukseen kirjattujen kuukausien mukaisesti. Vaihtoajan pidentyminen ei siis automaattisesti oikeuta hakemaan lisää liikkuvuusapurahaa. Apurahaa ei myöskään myönnetä lisää vaihtoyliopiston toisen lukukauden jo alettua.

Lue lisää liikkuvuusapurahasummista täältä.

Voiko vaihto kestää yli vuoden?

Vaihto voi kestää enintään yhden lukuvuoden. Toisin sanoen vaihto ei voi ajoittua kahdelle eri lukuvuodelle.

Koko tutkinto ulkomailla?

Helsingin yliopiston tutkintoja ei voi suorittaa ulkomailla. Koulutusohjelmat hyväksyvät yleensä varsin rajallisen määrän ulkomailla suoritettuja opintoja tutkintoon. Jos huomaat viihtyväsi vaihtoyliopistossasi niin hyvin, että haluat jäädä sinne tekemään tutkintoa, ota selvää sen hakuprosessista, pääsyvaatimuksista, lukukausimaksuista ja hakuajoista.

Vaihtoajan lyhentyminen ja vaihdon keskeytyminen

Ota yhteyttä liikkuvuuspalveluihin. Kerro uudesta paluupäivämäärästäsi myös vaihtoyliopiston kansainväliseen yksikköön.

Varmista vaihtoyliopistostasi, että saat vaihdon lyhentymisestä tai keskeytymisestä huolimatta todistuksen vaihdon aikana suorittamistasi opinnoista, jos olet ehtinyt suorittaa kokonaisia kursseja. Hoida nämä paluumuodollisuudet.

Ota huomioon, että vaihdon lyhentyminen vaikuttaa saamasi liikkuvuusapurahan suuruuteen. Jos vaihtoaikasi lyhenee, esimerkiksi lukuvuodesta lukukauteen tai parilla viikolla, joudumme perimään osan liikkuvuusapurahasta takaisin. Jos vaihtosi lyhenee alle kolmeen kuukauteen, joudumme perimään koko apurahan takaisin. Erasmus-vaihdossa vaihdon lyhentyminen jo muutamalla päivällä johtaa päiväkohtaisen apurahan takaisinperintään. 

Vain hyvin vakavat, yllättävät syyt ovat voineet muuttaa takaisinperintäpäätöksen, joka tehdään automaattisesti. Tästä syystä vaihdon keskeytymisestä on aina hyvä olla lääkärintodistus tai vastaava. Takaisinperinnät tehdään Erasmus-, Nordplus- ja Nordlys-ohjelmissa Letter of Confirmation -lomakkeen pohjalta.

Muista myös tiedottaa Kelaa opintotukeesi vaikuttavista muutoksista.

Kriisitilanteet

Jos vaihtokohteessasi tapahtuu esimerkiksi luonnonkatastrofi tai poliittinen tilanne muuttuu niin epävarmaksi, että opiskelu ei ole mahdollista, ole yhteydessä Suomen suurlähetystöön tai konsulaattiin ja seuraa tiedotusta. Ota kriisitilanteessa yhteyttä aina myös liikkuvuuspalveluihin mahdollisimman pian. Liikkuvuuspalveluiden yhteystiedot löydät täältä.

Ulkoministeriön ohjeista löydät tietoa täältä.