Muutokset vaihdon aikana

Ohje kuuluu seuraaviin teemoihin

Valitsemalla koulutusohjelman saat näkyviin yleisten ohjeiden lisäksi koulutusohjelman mahdolliset omat sisällöt. Avointa yliopistoa koskevissa ohjeissa koulutusohjelmaa ei tarvitse valita.

Kun kaikki ei suju suunnitellusti ja joudut keskeyttämään tai perumaan vaihtosi, löydät sitä varten ohjeet tästä. Saat ohjeet täältä myös vaihtoajan pidentämiseen, opintosuunnitelman muutoksiin sekä muihin erityistilanteisiin ja haasteisiin liittyen. Muista, että voit aina ottaa yhteyttä kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluihin kaikissa vaihtoon liittyvissä kysymyksissä.

Muutokset alkuperäiseen opintosuunnitelmaan

Erasmus-vaihto-opiskelijat

Jos alkuperäiseen opintosuunnitelmaasi tulee muutoksia, täytä opintosuunnitelman muutoslomake ensisijaisesti Mobility Onlinen digitaaliseen opintosuunnitelmaan. Voit tehdä muutoksen opintosuunnitelmaan teknisistä syistä vain kerran. Muutokset Mobility Onlinessa tehdään samalla tavalla kuin alkuperäinen suunnitelma. Muutoksen tekeminen alkaa stepistä Mark Changes to the Learning Agreement. Ennen kuin alat tekemään muutoksia, tarkista onko opintosuunnitelmasi vaihtoyliopistosi hyväksymä. Ellei ole, älä ala tehdä muutoksia, vaan ole yhteydessä studentexchange@helsinki.fi

Muutoslomaketta ei tarvitse täyttää vielä siinä vaiheessa, kun teet hakemusta vaihtoyliopistoosi ja haluat siinä yhteydessä päivittää alkuperäistä alustavaa opintosuunnitelmaasi. Voit tällöin päivittää vanhan opintosuunnitelmasi Mobility Online -tililläsi niin kauan kuin suunnitelma on vain itsesi allekirjoittama.

Mikäli olet tehnyt muutoksen jo kerran ja haluat tehdä muutoksen toisen kerran, niin ole yhteydessä vaihtokohteeseesi ja pyydä heitä hylkäämään digitaalinen learning agreementisi, jotta pääset muokkaamaan sitä uudelleen.

Tarkista oman tiedekuntasi hyväksilukuohjeista, että saat uudet kurssit hyväksiluettua toivomallasi tavalla. Lisää tietoa opintojen hyväksilukemisesta löydät Opiskelijan ohjeista.

Muut vaihto-opiskelijat

Jos opintosuunnitelmasi muuttuu, emme vaadi sinulta varsinaista muutoslomaketta. Tarkista kuitenkin oman tiedekuntasi hyväksilukuohjeista, että saat uudet kurssit hyväksiluettua toivomallasi tavalla. Lisää tietoa opintojen hyväksilukemisesta löydät Opiskelijan ohjeista.

Haasteet liittyen kursseihin tai opintojen suorittamiseen vaihdossa

Paras paikka alkaa selvittää mahdollisia vaihdon aikana ilmeneviä opiskeluun liittyviä ongelmia on joko vaihtoyliopiston laitos tai kansainvälinen yksikkö.

Jos tarvitset erityisjärjestelyjä esimerkiksi yksittäisen kurssin suorittamiseksi, sovi asioista kurssin opettajan kanssa. Varmista myös, että järjestely sopii yliopistolle ja että saat kyseisestä kurssista suoritusmerkinnän vaihdosta palattuasi.

Vaihdon peruuttaminen

Mikäli joudutkin jostain syystä peruuttamaan vaihto-opintojaksosi ennen sen alkamista, ole heti yhteydessä kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluihin sähköpostilla studentexchange@helsinki.fi.

Jos apurahasi on jo ehditty maksaa, joudut palauttamaan koko summan. Saat takaisinperintäpäätöksen ja ohjeet sähköpostilla.

Muista ilmoittaa vaihtosi peruuntumisesta myös vaihtoyliopistoosi, jos olet jo hakenut sinne. Jos olet jo tehnyt muuttoilmoituksen tai hakenut opintotukea ulkomaille, muista ilmoittaa vaihtosi peruuntumisesta myös Kelaan ja Digi- ja väestötietovirastoon.

Huomioi, että tulevissa vaihtohauissa valinnassa voidaan laittaa huonommalle sijalle opiskelija, joka on aiemmin perunut vaihtojaksonsa ilman painavaa syytä.

Vaihtoajan pidentäminen

Erasmus-vaihto-opiskelija voi hakea vaihtojaksoonsa pidennystä ja uutta apurahapäätöstä . Pidennystä on pyydettävä kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluilta vähintään kuukautta ennen alkuperäisen vaihtojakson päättymistä. Samalla opiskelija toimittaa uuden opintosuunnitelman. Vaihtoyliopistossa suoritettavat opinnot on voitava hyväksilukea ja mahduttaa täysimääräisinä Helsingin yliopiston tutkintoosi myös vaihtoajan pidentyessä. Päätös vaihtojakson pidentämisestä tehdään sopimuskiintiön ja uudelle vaihtoajalle tehdyn opintosuunnitelman perusteella

Jos haluat pidentää vaihtoaikaasi, toimi näin:

Erasmus-vaihdot

  • Ole ensin yhteydessä kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluihin ja kysy, onko pidennys sopimuksen puitteissa mahdollinen. Uusi, hyväksytty opintosuunnitelma (Learning Agreement) on edellytys vaihdon pidentämiselle.
  • Jos vastaus on myönteinen, varmista pidennyksen mahdollisuus myös vaihtoyliopistostasi.
  • Lopuksi palauta Notification of changes -lomake täytettynä kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluihin. Lomakkeella ilmoitat muuttuneen vaihtoaikasi, joka voi vaikuttaa liikkuvuusapurahasi suuruuteen.

Muut vaihdot (esim. kahdenväliset vaihtosopimukset Euroopan ulkopuolelle)

  • Vaihtoajan pidentäminen ei ole mahdollista EU:n ulkopuolelle kohdistuvissa vaihdoissa.

Apurahat, kun vaihtoaika pidentyy

Apurahat myönnetään aina vaihtosopimukseen kirjattujen kuukausien mukaisesti. Vaihtoajan pidentyminen ei siis automaattisesti oikeuta hakemaan lisää liikkuvuusapurahaa. Apurahaa ei myöskään myönnetä lisää vaihtoyliopiston toisen lukukauden jo alettua.

Lue lisää liikkuvuusapurahasummista sivulta Vaihdon rahoitus.

Voiko vaihto kestää yli vuoden?

Vaihto voi kestää enintään yhden lukuvuoden. Toisin sanoen vaihto ei voi ajoittua kahdelle eri lukuvuodelle.

Koko tutkinto ulkomailla?

Helsingin yliopiston tutkintoja ei voi suorittaa ulkomailla. Koulutusohjelmat hyväksyvät yleensä varsin rajallisen määrän ulkomailla suoritettuja opintoja tutkintoon. Jos huomaat viihtyväsi vaihtoyliopistossasi niin hyvin, että haluat jäädä sinne tekemään tutkintoa, ota selvää sen hakuprosessista, pääsyvaatimuksista, lukukausimaksuista ja hakuajoista.

Vaihtoajan lyhentyminen ja vaihdon keskeytyminen

Ota yhteyttä kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluihin. Kerro uudesta paluupäivämäärästäsi myös vaihtoyliopiston kansainväliseen yksikköön.

Varmista vaihtoyliopistostasi, että saat vaihdon lyhentymisestä tai keskeytymisestä huolimatta todistuksen vaihdon aikana suorittamistasi opinnoista, jos olet ehtinyt suorittaa kokonaisia kursseja. Hoida nämä paluumuodollisuudet.

Ota huomioon, että vaihdon lyhentyminen vaikuttaa saamasi liikkuvuusapurahan suuruuteen. Jos vaihtoaikasi lyhenee, esimerkiksi lukuvuodesta lukukauteen tai parilla viikolla, joudumme perimään osan liikkuvuusapurahasta takaisin. Jos vaihtosi lyhenee alle kolmeen kuukauteen (Erasmus-ohjelmassa alle kahteen kuukauteen), joudumme perimään koko apurahan takaisin. Erasmus-vaihdossa vaihdon lyhentyminen jo muutamalla päivällä johtaa päiväkohtaisen apurahan takaisinperintään. 

Vain hyvin vakavat, yllättävät syyt ovat voineet muuttaa vaihdon lyhentymisestä aiheutuvan takaisinperintäpäätöksen, joka tehdään automaattisesti. Tästä syystä vaihdon keskeytymisestä on aina hyvä olla lääkärintodistus tai vastaava. Takaisinperinnät tehdään Erasmus-ohjelmassa Letter of Confirmation -lomakkeen pohjalta.

Muista myös tiedottaa Kelaa opintotukeesi vaikuttavista muutoksista.

Kriisitilanteet

Jos vaihtokohteessasi tapahtuu esimerkiksi luonnonkatastrofi tai poliittinen tilanne muuttuu niin epävarmaksi, että opiskelu ei ole mahdollista, ole yhteydessä Suomen suurlähetystöön tai konsulaattiin ja seuraa tiedotusta. Ota kriisitilanteessa yhteyttä aina myös kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluihin mahdollisimman pian. Katso kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluiden yhteystiedot.

Ulkoministeriön ohjeista löydät tietoa Opiskelijan ohjeista.