Tietosuojailmoitus

Valitse koulutusohjelma

Hae koulutusohjelmaa

Kandiohjelmat

Maisteri- ja lisensiaattiohjelmat

Tohtoriohjelmat

Palauta oletusarvoihin

Helsingin yliopisto käsittelee opiskelijoidensa tietoja, jotta opetusta voidaan järjestää. Tässä ilmoituksessa kerrotaan, miten sinun tietojasi käsitellään.

Jotta Helsingin yliopisto voi tarjota sinulle opetukseen liittyviä palveluja, yliopiston on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa, eli henkilötietoja. Tämä tekee Helsingin yliopistosta rekisterinpitäjän eli tahon, joka kontrolloi henkilötietojesi käsittelyä tätä tarkoitusta varten.

1. Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Helsingin yliopisto

Yhteystiedot:
Helsingin yliopisto
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on opetus- ja opiskelijapalveluiden kehitysjohtaja Susanna Niinistö-Sivuranta, sähköpostiosoite registrar@helsinki.fi.

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Tuomas Tähtinen. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi.

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi valintakokeissa ja opintoja koskevien päätösten tekemiseksi, opintoneuvonnan antamiseksi, kurssi-ilmoittautumisiin, opintosuoritusten palauttamiseen, arviointiin ja rekisteröimiseen sekä tutkintotodistusten laatimiseen.

3. Minkä takia Helsingin yliopisto saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa opiskelijan antamaan suostumukseen.

Pääasialliset säädökset

Yliopistolaki (558/2009 )
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
Henkilötietolaki ja sen korvaava Tietosuojalaki (XXX/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
Helsingin yliopiston johtosääntö
Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset

4. Millaisia henkilötietoja Helsingin yliopisto käsittelee?

Helsingin yliopisto käsittelee henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti. Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnus ja opiskelijanumerot. Käsittelemme myös nimi- ja yhteystietojasi.  Sen lisäksi yliopisto käsittelee muita opiskeluusi liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä sinut on ulkopuolisen mahdollista tunnistaa.

Yleisimmin opintojen ja opintosuoritusten yhteydessä käsitellään opiskelijan nimi-, opiskelijanumero- ja yhteystietoja sekä suoritettavien tutkintojen ja opintojen sisältöjä koskevia tietoja.

Esimerkkejä tiedoista, joita Helsingin yliopisto käsittelee:

  • Opiskelemaan hakevat henkilöt (hakijat), heidän perustietonsa ja hakemustietonsa
  • Opiskelijoiden perustiedot (mm. opiskelijanumero, henkilötunnus, nimi ja yhteystiedot)
  • Opiskelijoiden opinto-oikeudet
  • Opiskelijoiden suoritustiedot, työharjoittelutiedot sekä opinnäytteet
  • Opettajat ja heihin liittyvät opetustiedot
  • Opiskelijoiden ilmoittautumiset opetukseen
  • Opiskelijoiden opiskelijapalautetiedot
  • Opiskelijoiden ura- ja työllistymispalveluihin ja -kyselyihin liittyvät tiedot
  • Opiskelijoiden ja opettajien tukeen osallistuvan henkilökunnan perustiedot (mm. nimi ja työhön liittyvät yhteystiedot)

Lisätietoja käsiteltävistä henkilötiedoista löydät opetuksessa käytettävien järjestelmien tietosuojaselosteista, joissa kaikki käsiteltävät henkilötiedot ovat eritelty yksityiskohtaisesti; ks. kohta 10.

5. Mitä oikeuksia sinulla on?

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Helsingin yliopisto sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Tiedot eri sovellusten sisältämistä henkilötietoista löydät sovellusten tietosuojaselosteista, ks. kohta 10.

Monissa sovelluksissamme voit nähdä omat tietosi itse kirjautumalla palveluun (esim. WebOodi ja Moodle). Mikäli haluat tietää vielä tarkemmin mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, ota yhteyttä registrar@helsinki.fi.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos Helsingin yliopisto käsittelee henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus. Huomaa, että yleensä opiskeluun liittyviä tietojen käsittely perustuu lakeihin tai yleiseen etuun, eikä sinun antamaasi suostumukseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi (tietosuoja@om.fi).

6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi, jolloin vastaat niiden oikeellisuudesta. Opiskeluoikeus on henkilökohtainen, jonka vuoksi henkilötietojesi on oltava oikeita.

Jotkut tiedot on kerätty muilta tahoilta kuin sinulta itseltäsi. Tällaisia tietoja ovat mm.:

  • opiskelupaikan vastaanottoa koskevat tiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä (L 884/2017) sekä opiskelijan toimittamista asiakirjoista
  • nimi- ja yhteystietojen oikeellisuuden tarkistaminen VRK:sta

Tarkemmat tiedot tietojen alkuperästä kerrotaan järjestelmien tietosuojaselosteissa, ks. kohta 10.

7. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Seuraavia opetukseen liittyviä henkilötietoja Helsingin yliopisto säilyttää yliopistoja koskevan lainsäädännön (L 884/2017 25 § ja 27 §) perusteella pysyvästi:

  • oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto
  • tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista
  • tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen.
  • Muiden tietojen säilytysajat löydät Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmasta: https://flamma.helsinki.fi/fi/HY291833. Säilytysajat perustuvat arkistolakiin ja muuhun lainsäädäntöön.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tulee toteuttaa tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

9. Käytetäänkö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Henkilön tai henkilön suorituksen arviointien tuloksena ei tehdä päätöksiä automatisoidusti, vaan esimerkiksi siten, että yliopiston henkilökunnan jäsen valvoo automaattisen arvioinnin tuloksia, tai koelautakunta päättää kokeiden lopputulokset.

10. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Helsingin yliopistossa

Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään yliopistossa pääasiassa erilaisilla sähköisillä sovelluksilla.

Tärkeimmät yliopiston opetuksessa ja opiskelussa käytettävät sovellukset:

Hakija- ja valintatiedot

  • Opintopolku

Kansainvälisen liikkuvuuden tiedot

  • Mobility Online

Opintohallinnon ja opetuksen tiedot

  • Oodi-opintohallinnon järjestelmä
  • Opintoni ja Opiskelijan ohjeet
  • Opetukseni ja kurssisivut
  • Exam-tenttimisjärjestelmä
  • Moodle-oppimisympäristö

Käyttölupatiedot

  • Helsingin yliopiston käyttöluparekisteri

Järjestelmien tietosuojaselosteista löydät tarkempia tietoja siitä, mitä tietoja kussakin sovelluksessa käsitellään ja millä perusteella, keillä on pääsy tietoihin ja miten henkilötietojen suojaamisesta, tietoturvasta ja tietojen poistamisesta huolehditaan.

Tietosuojaselosteet: https://www.helsinki.fi/fi/yliopisto/tietosuojaselosteet