Tietosuojailmoitus

Valitse koulutusohjelma

Hae koulutusohjelmaa

Kandiohjelmat

Maisteri- ja lisensiaattiohjelmat

Tohtoriohjelmat

Palauta oletusarvoihin

Helsingin yliopisto käsittelee opiskelijoidensa tietoja, jotta voimme hoitaa opetustehtäväämme kuten järjestää opetusta, kerätä ja ylläpitää opinto- ja tutkintotietoja ja tarjota opiskelijapalveluita. Tässä ilmoituksessa kerrotaan, miten sinun tietojasi käsitellään ja mitä oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi.

Jotta Helsingin yliopisto voi tarjota sinulle opetukseen liittyviä palveluja, yliopiston on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa, eli henkilötietoja. Tämä tekee Helsingin yliopistosta rekisterinpitäjän eli tahon, joka kontrolloi henkilötietojesi käsittelyä tätä tarkoitusta varten.

Helsingin yliopisto käsittelee vain tehtäviensä kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja Helsingin yliopiston tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Helsingin yliopisto
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on opetus- ja opiskelijapalveluiden kehitysjohtaja Susanna Niinistö-Sivuranta, sähköpostiosoite registrar@helsinki.fi.

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Veera Löthman. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi.

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin: 

  • opiskelijavalinnan suorittamiseen
  • opetuksen järjestämiseen ja opintoja koskevien päätösten tekemiseksi
  • opintoneuvonnan antamiseksi
  • kurssi-ilmoittautumisiin
  • opintosuoritusten palauttamiseen, arviointiin ja rekisteröimiseen
  • tutkintotodistusten laatimiseen.

Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi

  • opetuksen kehittämiseen (mm. opiskelijoilta kerättävän palautteen avulla)
  • tieteelliseen tutkimukseen tai tilastointiin
  • opintoihin liittyvään markkinointiviestintään
  • opiskelijoiden ja muiden yliopistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi tai
  • muuhun erityiseen tarkoitukseen.

 

3. Minkä takia Helsingin yliopisto saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa opiskelijan antamaan suostumukseen.

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu siten

  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (yleinen tietosuoja-asetus artikla 6.1 e)
  • lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (artikla 6.1 c)
  • sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen (artikla 6.1 a ja b)

Yliopistolla on lähtökohtaisesti oikeus käsitellä arkaluonteisia tietoja rekisterinpitäjänä

  • kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (artikla 9.2 g)
  • sekä tietyissä tapauksissa, kun rekisteröity on antanut nimenomaiseen suostumuksensa (artikla 9.2 a)

Pääasialliset säädökset

Yliopistolaki (558/2009 )
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
Henkilötietolaki (523/1999) ja sen korvaava tietosuojalaki (XXX/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Helsingin yliopiston johtosääntö
Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset

4. Millaisia henkilötietoja Helsingin yliopisto käsittelee?

Helsingin yliopisto käsittelee henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti. Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnus ja opiskelijanumerot. Käsittelemme myös nimi- ja yhteystietojasi. Sen lisäksi yliopisto käsittelee muita opiskeluusi liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä sinut on ulkopuolisen mahdollista tunnistaa.

Yleisimmin opintojen ja opintosuoritusten yhteydessä käsitellään opiskelijan nimi-, opiskelijanumero- ja yhteystietoja sekä suoritettavien tutkintojen ja opintojen sisältöjä koskevia tietoja.

Esimerkkejä tiedoista, joita Helsingin yliopisto käsittelee:

  • Opiskelemaan hakevat henkilöt (hakijat), heidän perustietonsa ja hakemustietonsa
  • Opiskelijoiden perustiedot (mm. opiskelijanumero, henkilötunnus, nimi ja yhteystiedot)
  • Opiskelijoiden opinto-oikeudet
  • Opiskelijoiden lukukausi-ilmoittautumiset
  • Opiskelijoiden suoritustiedot, työharjoittelutiedot sekä opinnäytteet
  • Opettajat ja heihin liittyvät opetustiedot
  • Opiskelijoiden ilmoittautumiset opetukseen
  • Opiskelijoiden opiskelijapalautetiedot
  • Opiskelijoiden ura- ja työllistymispalveluihin ja -kyselyihin liittyvät tiedot
  • Ylioppilaskunnan ja sen erityisasemayhdistyksen jäsenyys
  • Apurahoihin liittyvät tiedot
  • Kansainväliseen opiskelijavaihtoon liittyvät tiedot
  • Opiskelijoiden ja opettajien tukeen osallistuvan henkilökunnan perustiedot (mm. nimi ja työhön liittyvät yhteystiedot)

Lisätietoja käsiteltävistä henkilötiedoista löydät opetuksessa käytettävien järjestelmien tietosuojaselosteista, joissa kaikki käsiteltävät henkilötiedot ovat eritelty yksityiskohtaisesti; ks. kohta 11.

5. Mitä oikeuksia sinulla on?

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Helsingin yliopisto sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Tiedot eri sovellusten sisältämistä henkilötietoista löydät sovellusten tietosuojaselosteista, ks. kohta 12.

Monissa sovelluksissamme voit nähdä omat tietosi itse kirjautumalla palveluun (esim. WebOodi ja Moodle). Mikäli haluat tietää vielä tarkemmin mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, ota yhteyttä registrar@helsinki.fi.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos Helsingin yliopisto käsittelee henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus. Huomaa, että yleensä opiskeluun liittyviä tietojen käsittely perustuu lakeihin tai yleiseen etuun, eikä sinun antamaasi suostumukseen.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus on annettu.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  • peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • henkilötietoja on käsitelty lain vastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen yliopiston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Oikeutta ei siten lähtökohtaisesti sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei myöskään ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen  

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

  • kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  • käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  • yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Oikeutta ei siten lähtökohtaisesti sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi, jolloin vastaat niiden oikeellisuudesta. Opiskeluoikeus on henkilökohtainen, jonka vuoksi henkilötietojesi on oltava oikeita.

Jotkut tiedot on kerätty muilta tahoilta kuin sinulta itseltäsi. Tällaisia tietoja ovat mm.:

  • opiskelupaikan vastaanottoa koskevat tiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä (L 884/2017) sekä opiskelijan toimittamista asiakirjoista
  • nimi- ja yhteystietojen oikeellisuuden tarkistaminen VRK:sta 

Tarkemmat tiedot tietojen alkuperästä kerrotaan järjestelmien tietosuojaselosteissa, ks. kohta 12.

7. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Helsingin yliopiston järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Seuraavia opetukseen liittyviä henkilötietoja Helsingin yliopisto säilyttää yliopistoja koskevan lainsäädännön (L 884/2017 25 § ja 27 §) perusteella pysyvästi:

  • oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto
  • tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista
  • tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen.

Muiden tietojen säilytysajat löydät Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmasta. Säilytysajat perustuvat arkistolakiin (831/1994) ja muuhun lainsäädäntöön.

8. Minne tietoja luovutetaan eli henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Helsingin yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Helsingin yliopiston työntekijät tai Helsingin yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Pääsy tietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla. Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa opetus- ja opiskelijapalveluiden henkilökunta ja opetushenkilökunta. Lisäksi henkilötietoja tietoja voidaan käsitellä tietotekniikkakeskuksessa, henkilöstöpalveluissa, talouspalveluissa ja viestintä ja yhteiskuntasuhteet -yksikössä.

Helsingin yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Helsingin yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Helsingin yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä vain lainmukaisissa tilanteissa.

Helsingin yliopisto luovuttaa tarpeellisia opiskelijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:

  • Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta tai suoraan

    • Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle
    • Opetus- ja kulttuuriministeriölle
    • Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille
    • Opiskelijavalintarekisterin käyttöön
    • Opetushallituksen opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalveluun
    • Kansaneläkelaitokselle
    • Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käyttöön
    • Tilastokeskukselle
    • Työvoimaviranomaiselle
    • Koulutusrahastolle
    • Maahanmuuttoviranomaiselle
    • Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle
    • Helsingin yliopiston osakunnille
    • Ura- ja rekrytointipalveluiden muodostaman Aarresaari-verkoston toimeksi antamiin seurantakyselyihin
  • Lisäksi Helsingin yliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja
    • tieteellistä tutkimusta varten
    • julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
    • muille suomalaisille korkeakouluille opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi mm. opetusyhteistyössä
    • ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle vaihto-opiskelun ja kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen toteuttamiseksi tai suoritustietojen siirtämiseksi
    • opiskelijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle rajattuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Luovutettavien tietojen lähde on pääosin Oodi-opintohallinnon järjestelmä ja Mobility Online-liikkuvuusjärjestelmä. Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon Virtaan siirretään pysyvästi säilytettäviä opiskelijatietoja sekä opiskelijaliikkuvuuden liikkuvuusjaksot.

9. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

10. Käytetäänkö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Henkilön tai henkilön suorituksen arviointien tuloksena ei tehdä päätöksiä automatisoidusti, vaan esimerkiksi siten, että yliopiston henkilökunnan jäsen valvoo automaattisen arvioinnin tuloksia, tai koelautakunta päättää kokeiden lopputulokset.

11. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Helsingin yliopistossa

Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään yliopistossa pääasiassa erilaisilla sähköisillä sovelluksilla.

Tärkeimmät yliopiston opetuksessa ja opiskelussa käytettävät sovellukset:

Hakija- ja valintatiedot

  • Opintopolku
  • Aava (jatko-opintojen oikeudet)
  • UHMA - kansainväliset koulutusohjelmat

Opiskelijaliikkuvuuden tiedot

  • Mobility Online – kansainvälinen opiskelijaliikkuvuus
  • Joopas – kotimainen opiskelijaliikkuvuus

Opintohallinnon ja opetuksen tiedot

  • Oodi – opintohallinnon järjestelmä
  • Oili – opiskelijaksi ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumisjärjestelmä
  • Opintoni ja Opiskelijan ohjeet
  • Opetukseni ja kurssisivut
  • Exam – tenttimisjärjestelmä
  • Moodle – oppimisympäristö
  • Oodi-kone – Opintojen etenemisen seuranta
  • UniHow – Oppimisen ja opetuksen palaute- ja tukijärjestelmä
  • Eduweb – Avoimen yliopiston asiakasrekisteri

Käyttölupatiedot

  • Helsingin yliopiston käyttöluparekisteri 

Järjestelmien tietosuojaselosteista löydät tarkempia tietoja siitä, mitä tietoja kussakin sovelluksessa käsitellään ja millä perusteella, keillä on pääsy tietoihin ja miten henkilötietojen suojaamisesta, tietoturvasta ja tietojen poistamisesta huolehditaan.

Helsingin yliopiston tietosuojaselosteet.