Väitöstilaisuus voidaan järjestää aikaisintaan 3 viikon kuluttua väittelyluvan myöntämisestä, jotta tilaisuudesta tiedottamiseen jää riittävästi aikaa. Väitöstilaisuus tulee järjestää 12 kuukauden kuluessa väittelyluvan myöntämisestä. Lue lisää tiedottamisesta ohjeesta Väitösviestintä.
Kustoksen tehtävänä on huolehtia siitä, että väitöstilaisuuden toteutustapa ja ajankohta sovitaan väittelijän ja arvosanalautakunnan jäsenten (vastaväittäjä, kustos, tiedekunnan edustaja/t) kesken mahdollisimman pian väittelyluvan varmistuttua. Kaikkien arvosanalautakunnan jäsenten on aina oltava läsnä väitöstilaisuudessa, vähintään kaksisuuntaisen etäyhteyden kautta.
Perinteisiä väitöspäiviä ovat keskiviikko, perjantai ja lauantai. Mikään ei kuitenkaan estä väitöstilaisuuden järjestämistä muina arkipäivinä. Mikäli suunnitteilla on etäyhteyksiä vaativa väitös, suosittelemme aina miettimään myös varapäivän tai kaksi, sillä väitössaleja käytetään myös opetuksessa ja Unitube-salit ovat kovin varattuja. Lauantaisin väitöksiä voidaan järjestää ainoastaan Keskusta kampuksen Porthanian saleissa. Muualla ei ole aulapalveluita viikonloppuisin.
Arkiväitösten suositeltu aloitusaika on klo 13. Lauantaiväitökset alkavat useimmiten klo 10. Myös muut aloitusajankohdat ovat kuitenkin mahdollisia. Arkiväitöksen tulee kuitenkin aina alkaa klo 9–17 välillä ja lauantaiväitöksen klo 10–14 välillä. Huomioi myös rakennusten aukioloajat. Mikäli vastaväittäjä on ulkomailla, muistakaa huomioida aloitusaikaa koskevissa keskusteluissa myös mahdollinen aikaero. Etäväitöksien suhteen poikkeusajoista tulee sopia yliopiston av-tuen kanssa hyvissä ajoin etukäteen, jotta poikkeukset voidaan huomioida väitösten av-tukihenkilöiden työvuorosuunnittelussa.
Väitöksen alkamisaika ilmoitetaan aina tasatunneittain (esim. klo 13). Todellisuudessa väitökset aloitetaan aina vasta akateemisen vartin kuluttua, jotta viime tipassa saapuva yleisö ei häiritse tilaisuuden aloitusta.
Vaikka virallisesti vastuu väitöspäivän sopimisesta on kustoksella, sinun kannattaa myös itse olla aktiivinen – kun olet saanut väittelyluvan, ole yhteydessä kustokseen ja aloita keskustelu asiasta.