Du har fått ett e-postmeddelandet som bekräftar din antagning och i samband med det mera detaljerade anvisningar om hur du skall gå tillväga med ansökan. Anvisningarna varierar enligt utbytesprogram och destination.
Alla utbytesprograms gemensamma checklista för antagna:
1. Tacka ja eller nej till den utbytesplats som erbjuds dig inom sju dagar från det att du fått meddelandet. Detta gör du på ditt Mobility Online-konto.
2. Fyll i dina Personal details i ditt Mobility Online-konto (och om Helsingfors universitet betalar ditt utbytesstipendium, fyll i dina bankuppgifter).
3. Acceptera villkoren för studentutbytet (Accept student exchange terms and conditions) elektroniskt på ditt Mobility Online-konto.
4. Ta del av utbytesuniversitetets ansökningsanvisningar och ansökningstider och skicka in din ansökan enligt anvisningarna. Informationen finns antingen på utbytesuniversitetets egen webbplats (Erasmus+ SMS, SEMP, Erasmus University Wide och Nordplus/Nordlys) eller i de anvisningar som enheten för internationellt utbildningssamarbete skickar till dig (utbytesprogram utanför EU/EES).
5. Läs anvisningarna till den som blivit antagen till utbyte. Du får bland annat nyttig information om att flytta utomlands.
6. Antagningsbeskedet från ditt utbytesuniversitet får du enligt deras tidtabell, men ofta kommer beskedet först på sensommaren (för den som åker till hösten) eller senhösten (för den som åker till våren).
Tilläggsanvisningar för dem som antagits till Erasmus-, Erasmus University Wide-, Nordplus/Nordlys-, eller SEMP-utbyte:
- Enheten för internationellt utbildningssamarbete nominerar dig till ditt utbytesuniversitet, om utbytesuniversitetet så kräver. Nominering innebär att Helsingfors universitet meddelar ditt utbytesuniversitet att du har utsetts till sökande. Nomineringsuppgiften syns på ditt Mobility Online-konto. Observera att nominering inte är obligatoriskt för alla utbytesuniversitet, så kontrollera om ditt universitet kräver nominering innan du kan påbörja din ansökan.
- Erasmus-utbyten: Precisera vid behov datumen för ditt utbyte i ditt Mobility Online-konto under ”Change stay from / stay until”, om datumen har ändrats efter att du gjorde din ansökan (Erasmusstipendier är bundna till utbytets längd så det är viktigt med så exakta datum som möjligt).
- Erasmus-utbyten: Utbyten statistikförs alltid på den examensnivå som du studerar på vid Helsingfors universitet vid utresan. Om du vid tidpunkten för din ansökan ännu inte har avlagt kandidatexamen, men avlägger kandidatexamen innan du åker på utbyte, ska du meddela enheten för internationellt utbildningssamarbete. Då registreras din Erasmus-utbytesperiod till magisternivån.
- Förbered ansökningsdokumenten som krävs av ditt utbytesuniversitet i tid och skicka ansökan till utbytesuniversitetet inom ansökningstiden.
- I regel krävs t.ex. följande dokument:
- Det elektroniskt verifierade studieprestationsutdraget som du själv kan beställa i Sisu.
- Ett motivationsbrev
- Språkintyg
- Ett Learning Agreement som du gör i utbytesuniversitetets ansökningssystem. Du kan hitta din kontaktpersonen för din Learning Agreement nedan.
- Dokumenten du laddade upp i Mobility Online-portalen i första stadiet av ansökningsprocessen förmedlas inte till ditt utbytesuniversitet utan du ska själv skicka dem till utbytesuniversitetet på det sätt som anges i deras anvisningar.
- Om du behöver stämplar eller underskrifter till ansökan som du skickar till utbytesuniversitetet, får du dem på enheten för internationellt utbildningssamarbetes mottagning eller per e-post (studentexchange@helsinki.fi).
- Du som ska åka på Erasmus-utbyte: När du gör ansökan till ditt utbytesuniversitet behöver du i regel:
- Helsingfors universitets ”institution code” (högskolekod): SF HELSINK01
- Finlands landskod: FI
- Erasmus Institutional Coordinator: Mari Lauri
- Kom på informationstillfället för studenter som valts för Erasmus, Nordplus/Nordlys eller SEMP-utbyte så får du höra mera!
Tilläggsanvisningar för dem som valts till destinationer utanför EU-/EES-området (bilaterala universitetsavtal, fakulteters och enheters bilaterala avtal, Erasmus+ global-avtal)
Du får ett e-postmeddelande från enheten för internationellt utbildningssamarbete med ansökningsanvisningar till ditt värduniversitet. E-postmeddelandet skickas av studentexchange@helsinki.fi. E-postens titel är ansökningsanvisningar. Innan du kontaktar enheten för internationellt utbildningssamarbete ska du kontrollera om svaret redan finns i anvisningarna.
OBS, du kan vanligtvis inte studera magisterkurser under utbytet om du inte blivit färdig kandidat före du skickar in ansökan till utbytesuniversitetet. Även om du skulle avlägga kandidatexamen innan utbytesperioden börjar ändrar det inte på situationen.
Ifall ditt värduniversitet kräver någon av bilagorna nedan, följ anvisningarna nedan! Du behöver bara bilagor som anges i värduniversitetets anvisningar för studentutbytesansökan. Observera att värduniversitetets ansökningsanvisningar för utbytesstudenter skiljer sig från instruktionerna för examensstudenter.
- Pass: Kontrollera att ditt pass är i kraft till slutet av utbytet. Ditt utbytesland kan kräva att ditt pass är i kraft efter ditt utbyte har slutat (vanligtvis 3 eller 6 månader efter). Ansök om ett nytt pass om det behövs redan innan du skickar in din ansökan till värduniversitetet. På så sätt kan du få din visuminbjudan utan problem.
- Språkintyg: Kontrollera ansökningsanvisningarna du fått från studentexchange@helsinki.fi (Application Instructions) om du behöver ett avgiftsbelagt IELTS- eller TOEFL-intyg eller ett gratis språkintyg från Helsingfors universitets språkcenter. Observera att ansökningsanvisningarna du fått från Helsingfors universitet kan skilja sig från instruktionerna på värduniversitetets hemsida, vilket i så fall betyder att det förekommer ett särskilt avtal mellan universiteten. Skaffa språkintyget i tid! Det tar minst två veckor att få ett språkintyg från språkcentret. IELTS- och TOEFL-testtillfällena är ofta fullbokade. Boka din tid i god tid!
- Transcript: Helsingfors universitets studieprestationsutdrag på engelska.
- Ifall ditt värduniversitet har ett elektroniskt ansökningssystem, där alla bilagor skickas in elektroniskt, kan du använda det engelskspråkiga studieprestationsutdrag du får från Sisu. OBS! För destinationer i Nordamerika: se även Application Instructions -e-postmeddelandet för ytterligare anvisningar, eftersom vissa universitet i Nordamerika kan kräva ett studieprestationsutdrag på papper (se nedan för anvisningar).
- Ifall värduniversitetets ansökan är pappersbaserad (bl.a. vissa universitet i Japan), kan du inte använda studieprestationsutdraget från Sisu. Då behöver du ett officiellt studieprestationsutdrag på papper som du kan få från Studentservicen. Vänligen skaffa utdraget från Studentservicen under deras mottagningstider.
- Transcript of all institutions which you have attended = Ifall du, förutom Helsingfors universitet, har studerat vid andra högskolor på universitetsnivå, till exempel om du har avlagt en kandidatexamen vid ett annat universitet, skicka även studieprestationsutdragen från de andra högskolorna till värduniversitetet.
- Enrollment Certificate / Certificate of Student Status = Studieintyg från Helsingfors universitet, antingen från Sisu eller från Studentservicen. Ibland har värduniversitetet ett separat formulär för detta ändamål, som du kan be enheten för internationellt utbildningssamarbete fylla i.
- Estimated date of graduation: uppskattat examensdatum för din nästa examen. Ifall du inte har kandidatexamen ännu, fyll i det beräknade datumet för din kandidatexamen. Observera att det beräknade datumet för examen måste vara efter utbytet, inte under utbytet.
- Letter of Recommendation: Rekommendationsbrev från någon av de lärare vid Helsingfors universitet som har undervisat dig. Om värduniversitetet har en egen blankett för det här, använd den. Om ditt värduniversitet inte har en egen blankett, be om en fritt formulerad rekommendation. Rekommendationen riktas till ditt värduniversitet.
- Kontaktuppgifter och kontaktperson vid Helsingfors universitet i ansökan = Vänligen fyll i kontaktinformationen baserad på denna sida. Kontaktpersonen är specialist på din världsdel.
- Ditt värduniversitets egen hälsokontrollblankett: Ifall ditt värduniversitet har en egen hälsokontrollblankett, följ de instruktioner om din utbytesdestination som har skickats till dig av enheten för internationellt utbildningssamarbete (avsändare av e-postmeddelandet studentexchange@helsinki.fi, titel på e-postadressen Application instruction).