Statsvetenskapliga fakulteten: Inlämnande av doktorsavhandlingar

• Kom i tid överens med handledaren om inlämnande för förhandsgranskning – på så sätt blir det lättare att hitta förhandsgranskare. Efter att ha hört handledarna föreslår den ansvariga handledaren och ansvarspersonen (eller den som ansvarar för vetenskapsområdet, om ingen ansvarsperson har utsetts separat för disputanden) för fakulteten vem som ska utses till förhandsgranskare. Föredraganden för förslagen till fakultetsrådet, som utser kandidaterna till förhandsgranskare, om de uppfyller kriterierna.
• Kontrollera dina närvarouppgifter – som disputand ska du vara närvaroanmäld under hela disputationsprocessen, från förhandsgranskningen tillbedömningen av doktorsavhandlingen.
• Kontrollera fakultetsrådets mötesscheman i tid. Fakultetsrådets mötesdagar hittar du på fakultetens Flammasidor.
• På fakultetens webbplats (på finska) hittar du en beskrivning av hela disputationsprocessen samt de bestämmelser som gäller den. Utbildningsplaneraren vid fakultetens forskarstudieärenden är föredragande vid fakultetsrådets möten i ärenden som rör doktorsavhandlingar.

Allt material som ska förhandsgranskas (listas nedan) ska ges in till den utbildningsplanerare som ansvarar för påbyggnadsutbildningen vid fakulteten senast 12 dagar före fakultetsrådets möte, före kl. 15:

• en elektronisk förhandsgranskningsblankett undertecknad av både doktoranden och ansvarspersonen
• manuskriptet som en enda pdf-fil, med eventuella redogörelser för samförfattade artiklar i samma fil
• eventuella redogörelser för samförfattade artiklar även som en separat fil i samma e-postmeddelande eller som bilaga till blanketten
• Ouriginal-rapporten per e-post eller som bilaga till blanketten
• en undertecknad helhetsanteckningsblankett per e-post eller som bilaga till blanketten (om helheten inte redan syns på doktorandens studieutdrag).

Mer information ges av föredraganden (se kontaktuppgifter bland tjänsterna för doktorsutbildningen vid Statsvetenskapliga fakulteten). Detaljerade anvisningar om Ouriginal, språkgranskning, manuskript och redogörelse för samförfattade artiklar hittar du här nedanför.

Krav på hur manuskriptet ska se ut

Fakulteten har inte gett några anvisningar om detta. Disputanden kan alltså använda sitt eget omdöme, men goda utgångspunkter är helt säkert att det bör vara lätt att läsa och hantera manuskriptet. Det är bra om följande uppgifter finns på manuskriptets titelblad: avhandlingens rubrik, disputandens namn och kontaktuppgifter (åtminstone e-postadress), ämnets/vetenskapsområdets namn och handledarens namn.

Manuskriptet som en pdf-fil

Skicka ditt manuskript som en enda fil per e-post.  Namnge den elektroniska kopian med ditt namn utan skandinaviska tecken. Filen ska vara i pdf-format för att texten och dess disposition inte av misstag ändras när manuskriptet skickas och granskas.  Du ska också se till att delarna i manuskriptet (till exempel sammanläggningsavhandlingens sammanfattande kappa och artiklar eller monografin med bilagor) är i den ordning som du avsett. Därför ska du själv se till att de olika delarna kombineras som du vill.

Programmet PDF-XCHANGE Tools har installerats på alla universitetets datorer. Med hjälp av programmet kan du själv kombinera till exempel artiklarna och kappan i din sammanläggningsavhandling så att de finns i en enda fil.  Universitets it-tjänst Helpdesk hjälper dig gärna. 

Genomförda studiehelheter

I enlighet med doktorandprogrammens gällande undervisningsplaner ska doktoranden i regel vara klar med påbyggnadsstudierna innan hen lämnar in sitt manuskript för förhandsgranskning. I synnerhet vetenskapsområdesstudierna bör vara helt och hållet genomförda.

Se på instruktionerna för registrering av forskarstudier och doktorsexamens omfattning och uppbyggnad.

Språkgranskning

Fakulteten har inte gett några anvisningar eller rekommendationer om språkgranskning, utan du bör diskutera frågan med din handledare. Doktorsavhandlingars manuskript språkgranskas vanligen efter förhandsgranskningen och innan doktorsavhandlingen trycks, men språket kan också granskas före förhandsgranskningen om det behövs.

Efter 13.6.2017 kan doktoranderna få bidrag från Statsvetenskapliga fakulteten för språkgranskningsutgifter. Läs mer i artikeln om språkgranskning av doktorsavhandlingar.

Bekanta dig också med fakultetens bidrag för Open Access-publikationer (in English)

Redogörelse för sampublikationer

Om ditt manuskript är ett artikelmanuskript där en del av artiklarna är sampublikationer, ska din andel i de gemensamma artiklarna klarläggas. När det gäller sampublikationer ska disputanden och handledaren skriva en fritt formulerad redogörelse för disputandens andel i varje sampublikation för att disputandens självständiga andel ska kunna fastställas. Disputanden får gärna ge även artiklarnas medförfattare ett utkast till redogörelsen för disputandens andel. Innehållet i redogörelsen ska göra det möjligt för förhandsgranskarna att bedöma om disputandens arbetsinsats är tillräcklig. Det räcker med högst 1 sida per artikel.

Utredningen inkluderas i avhandlingens sammandrag och ska skickas (som en separat bilaga) också per e-posten till påbyggnadsutbildningen vid fakulteten (valt-postgrad@helsinki.fi).

Ouriginal-kontroll

Innan doktorsavhandlingars manuskript lämnas in för förhandsgranskning måste de genomgå en kontroll i universitetets plagiatidentifieringssystem (Ouriginal). Systemet används för att utreda texternas ursprung.

Forskarstuderande ska skicka in sitt dokument i digitalt format till plagiatidentifieringssystemet via sin handledares e-postadress i Ouriginal. Handledaren går igenom kontrollrapporten från Ouriginal och bifogar till förslaget om förhandsgranskare sin bekräftelse av att ursprunget har kontrollerats.
Läs mer om Ouriginal i artikeln om att identifiera plagiat.

Gör alltså så här: kopiera handledarens e-postadress enligt Ouriginal-formatet (se adressmallen bakom länken ovan, om din handledare inte har Ouriginal-ID, borde hen skapa den) till mottagarfältet, lägg till den pdf-fil som ska granskas och sänd meddelandet. Du behöver inte skriva någonting annat i meddelandet och inte ens nödvändigtvis ge det någon rubrik. Rapporten går direkt till handledaren. Handledaren ska informera per e-posten till påbyggnadsutbildningen vid fakulteten (valt.postgrad@helsinki.fi) att Ouriginal-rapporten är i ordning.

När fakultetsrådet har utsett förhandsgranskarna och mötesprotokollet har fastställts skickar fakultetsrådets föredragande manuskriptet till förhandsgranskarna åtföljt av allmänna anvisningar om förhandsgranskning. Det här sker vanligtvis veckan efter mötet, likaså delgivningen av beslutet till disputandkandidaten.

Innan förhandsgranskarna skriver sina utlåtanden kan de kontakta disputanden med förslag till korrigeringar och förbättringar utan att tvingas inta rollen som handledare. Inom ungefär två månader från att förhandsgranskarna fått uppdraget ska de ge motiverade skriftliga utlåtanden där de föreslår att disputationstillstånd ska beviljas eller förvägras. Av grundad anledning kan det få ta längre tid att skriva utlåtandena, och därför bör du som disputand inte i det här skedet göra upp några bindande tidsscheman för din disputation. Du ska göra de korrigeringar som förhandsgranskarna föreslagit innan du färdigställer den slutliga versionen av doktorsavhandlingen. Du bör alltså redan i förhandsplanerna reservera tid även för detta.